Lark Baseとは？実際に触ってみる②
本記事は、弊社で導入を進めている「オールインワンビジネスツール」の機能であるLark Baseについて、知識ゼロの状態から触ってみるという趣旨の2本目の記事です。
前回の記事では、テーブルを作成、他のテーブルの参照、フォームの作成を行いました。
今回は、前回作成したBaseの機能をより充実させるべく、Lark Baseの機能を深掘りしてみる回となります。
続き物の記事となりますので、ぜひ前回の記事も併せてご覧ください。
目次
1.前回作成したBaseの振り返り
弊社では定期的に直接の上長と1on1を実施しており、そちらをBaseに移行できないか、というのが前回の記事の内容でした。
テーブルを作成して、それに紐づくフォームを作成し、実施結果をフォームから提出するとテーブルにインサートされていく形です。
しかし、下記の課題が未解決のまま残っています。
- ・フォームからは、前回やそれ以前の回答結果を見ることができない
- ・上記課題を解決するためにBaseそのものを公開することは、プライバシーの問題がある
今回は、上記課題を解決できないか、模索してみます。
2.前回の実施結果を参照する〜Lookupフィールドの活用〜
2-1. 前回実施日の取得
まず、フォーム上に前回の実施結果を表示するところからチャレンジしてみたいと思います。
テーブルに、「前回実施日」のフィールドを追加します。
このフィールドに、関数か何かを用いて、同じ社員番号の中で最も新しい実施日を入れるようにしたいです。
色々と試行錯誤した結果、以下の設定で、最新の実施日が取得できました。
- ・フィールドタイプ：Lookup
- ・参照するフィールド：実施日
- ・検索する条件：社員番号 次と等しい 社員番号
- ・計算方法：最大値
「計算方法」を「最大値」にすることがポイントです。
シート系ツールの、LOOKUPとMAXの関数を組み合わせたような形ですね。
試しに、いくつかデータを投入して、結果を見てみたいと思います。
社員番号に紐づく形で、最新の実施日を取得することができました。
2-2. 前回実施日に紐づくデータの取得
最新の実施日が取得できたので、これに紐づくデータを取得すれば、前回の実施内容をフォーム上に表示することができそうです。
それぞれのトピックの、前回実施内容を参照するフィールドを作成します。
- ・フィールドタイプ：Lookup
- ・参照するフィールド：各トピック
- ・検索する条件：実施日 次と等しい 前回実施日
- ・計算方法：値
検索条件を実施日==前回実施日とすることで、前回実施日に紐づく各トピックを取得できました。
ではこれを、フォームに反映してみます。
無事、前回の実施結果をフォーム上に表示することができました。
3.過去の実施結果を参照する〜検索クエリの活用〜
前回の実施結果をフォームに表示できましたが、現状、前々回以前のデータを閲覧する方法がありません。
1on1の結果はプライベートな情報が含まれる可能性があり、本人及び上長以外の方には公開しない方がベターなように思います。
ですので、Baseそのものを全社的に共有することはできません。
また、配置換えなどで上長が変わることはしばしばあるため、それに対応できるようにしたいです。
今回の記事では、色々とBaseの機能を触っている中で、一番しっくりきた「検索クエリ」を採用してみます。
3-1. 検索クエリビューとは
Baseの検索クエリとは、Baseに直接アクセスすることなく、データの検索（権限設定によっては新規追加・編集）が行える機能です。
個人別に検索クエリを発行し、本人と上長だけが閲覧できる（上長が変わった場合には権限を変更できる）のが理想ですが、実現できるでしょうか。
とりあえず、検索クエリを追加してみます。
タブ右端の「＋」ボタンを押下して、検索クエリを選択します。
ビューとは異なり、独立したページとして検索クエリが表示されました。
これをカスタマイズしていきます。
検索条件は社員番号にします。
次に、右上の歯車アイコンから詳細設定を行います。
「検索を許可するデータ範囲」は「指定したレコード」で、条件は社員番号 次と等しい {特定の社員番号}とします。
「ユーザーが表示できるフィールド」は、特にカスタマイズせずとも良さそうですが、不要そうな項目は非表示にしておきます。
「検索できるユーザー」は本人と、いったんは伴走者（直属の上長）にします。
設定はこんなものでしょうか。
プレビュー画面で挙動を確かめてみます。
まずは、「検索を許可するデータ範囲」で指定した社員番号を入力して、検索ボタンを押下します。
無事、過去の実施結果が閲覧できました。
次に、テーブルに挿入されている別のレコードの社員番号を入力してみます。
検索結果が表示されません。意図通りに動いてくれているようです。
「検索できるユーザー」に指定していない方がアクセスするとどうなるでしょうか。
同僚に頼んでスクリーンショットを撮ってもらいました。
こちらも無事、アクセスできない結果となりました。
これで、前々回以前の実施結果について、本人と上長のみが閲覧することができ、上長が変わった際にも対応できるようになりました。
4.今回のまとめ
冒頭で記載した
- ・フォームからは、前回やそれ以前の回答結果を見ることができない
- ・上記課題を解決するためにBaseそのものを公開することは、プライバシーの問題がある
という課題は、無事解決することができました。
これでも機能としては十分ですが、Baseの勉強のために、機能を追加してみようと思います。
具体的には
- ・1on1を実施した際に、特定のチャンネルに実施した旨の通知を送る
- ・一定期間1on1を実施していない場合に、上長にリマインド通知を送る
ということを行いたいです。
実装できるかどうかは未知数ですが、取り組んでみて、経過を記事にしたいと思います。
ぜひ、続きの記事もご覧ください。
